Biura przyszłości. Pytamy ekspertów, jak będziemy pracować w 2021 roku

Warszawa | Tekst: Dorota Łaski

23 grudnia 2020 | COVID-19 | Ludzie | Opinie |

Pandemia koronawirusa na dobre odmieniła nasze życie i pracę zawodową. 2020 rok przetrwaliśmy pracując w kuchni, czy na kanapie z laptopem na kolanach. Coś, co kilka miesięcy temu wydawało się chwilowe, będzie nam towarzyszyło przez dłuższy czas i w 2021 roku praca zdalna pozostanie naszą rzeczywistością – czy tego chcemy czy nie.  Musimy więc zadbać o naszą wygodę, zdrowie i higienę pracy. Co przyniesie 2021 rok? Jak będą wyglądały biura przyszłości? Jakie rozwiązania w zakresie kreowania bezpiecznej, a zarazem komfortowej przestrzeni do pracy proponują nam eksperci?

Aleksandra Krawsz-Kubica, marketing & PR director, Kinnarps

Biura i praca przyszłości… Jak pandemia wpływa na nasze dotychczasowe życie i przyzwyczajenia? Jak będą wyglądały nasze miejsca pracy w erze postcovidovej? Konia z rzędem temu, kto potrafi z niezachwianą pewnością odpowiedzieć na pytanie, jak będą wyglądały nasze miejsca pracy w erze postcovidovej!

Przede wszystkim, dziś jeszcze nie wiemy na jakim etapie zmiany nawyków zastanie nas koniec pandemii. W naszych przewidywaniach opieramy się na obserwacjach, wynikających zarówno z badań, jak i bieżącej pracy z klientami. Jednak doświadczenie uczy nas, że rozwój sytuacji może potoczyć się w nieprzewidzianym kierunku. Przecież już w połowie lat 90. wydawało się, że, dzięki postępowi technologicznemu, przeniesiemy się z pracą do domów. Tymczasem przez ponad dwie kolejne dekady następował rozkwit kreatywności w aranżacji biur. Technicznie rzecz biorąc można było pracować gdziekolwiek – w domu, parku, czy kawiarni, ale zamiast się tam przenosić, elementy tych przestrzeni wykorzystywano w biurach, zmieniając ich funkcje i krajobraz.

Obecnie wg. rozmaitych badań od 21 proc. (PwC) do 64 proc. (Grafton Recruitment/CBRE) pracowników w Polsce deklaruje, że po zakończeniu pandemii będzie chciało pracować zdalnie chociaż przez część czasu. Możemy przypuszczać, że w związku z tym upowszechni się praca asynchroniczna. Po okresie ostrej „mejlozy” z początkowej fali pandemii, nauczymy się stosować narzędzia wspomagające pracę projektową, zamiast przesyłać sobie kolejne wersje dokumentów. Ale czy większa elastyczność, którą umożliwiają technologia i home office, oznacza definitywny koniec z „jednością czasu, miejsca i akcji” tradycyjnej pracy w biurze, tego nie można kategorycznie stwierdzić. Według zainicjowanego przez Kinnarps badania „Praca z domu 2020” współpraca w zespole rozporoszonym i zarządzanie nim kosztuje organizacje bardzo dużo wysiłku. Wymaga dojrzałości od pracowników oraz ponadprzeciętnego zaangażowania, przede wszystkim od managerów. Możliwe zatem, że przy pierwszej możliwej okazji zechcemy powrócić do metod wypróbowanych i znacznie mniej energochłonnych.

Zwłaszcza że wymuszona okolicznościami praca w domu uświadomiła użytkownikom również liczne zalety pracy w biurze. O ile zdalnie dobrze radzimy sobie w pracy zadaniowej, procesowej i powtarzalnej, o tyle dużo gorzej jest z zadaniami kreatywnymi, które potrzebują bezpośredniej konfrontacji, wymiany myśli i emocji. Paradoksem jest, że podczas home office wielu pracowników ma poczucie lepszej efektywności wykorzystania czasu, ale narzeka na znacznie gorszy obieg informacji, co wydłuża się procesy decyzyjne i w konsekwencji powoduje spadek konkurencyjności. Mimo iż pandemia trwa już trzy kwartały, to nadal działamy w trybie „wyższej konieczności”, co niekorzystnie odbija się na naszej równowadze emocjonalnej. Przewrotnie możliwość pójścia do biura stała się obecnie elementem work-life balance, który zapewnia równowagę między pracą zawodową a życiem rodzinnym. Wreszcie pandemiczny home office ujawnił także skalę nieprzystosowania naszych mieszkań do pracy w pełnym wymiarze. Stanowiska na deskach do prasowania, czy przy kuchennych stołach w dłuższej perspektywie nie wyjdą nikomu na zdrowie. Wielu respondentów badania „Praca z domu 2020” doceniło walory ergonomicznych rozwiązań w swoich biurach, dopiero wtedy, gdy ich zabrakło.

Przyszłość miejsc pracy będzie dotyczyła nie tylko biur, lecz także domów oraz innych przestrzeni, np. coworkingów. Stopniowo sobie uświadamiamy czynniki, od których zależy, jaki kształt przyjmą, gdy zakończy się pandemia. Wśród nich istotne będzie uchwycenie unikalnej dla każdej organizacji proporcji pomiędzy pragnieniem pracowników, aby zachować elastyczność i work-life balance, co ułatwia im praca zdalna, a potrzebą twórczości, transferu wiedzy i bezpośredniej współpracy, do których niezbędne jest znalezienie się w odpowiedniej dyspozycji, w tym samym miejscu i czasie – w biurze.

Anna Vonhausen, CEO & dyrektor kreatywna, VANK

Gdy 10 lat temu przeprowadzaliśmy się do nowego biura powstały pufy Siti, aby wypełnić nieformalne, puste jeszcze wtedy przestrzenie. Idea gotowej na zmiany przestrzeni sprawdza się do dziś. Przez ostatnie 10 lat ćwiczyliśmy na sobie niejedną aranżację. Z naszych własnych potrzeb powstał niejeden produkt. Dziś, gdy inni oswajają się z home office, my już od dawna mamy to przećwiczone. Ja sama, matka trójki dzieci, wcześniej uwielbiająca home office, dziś uciekam do biura. Po co? Aby usłyszeć własne myśli, aby poznać myśli innych. Dziś jeszcze bardziej wierzę, że biuro jest nam potrzebne. Prawdopodobnie znów trochę inne, z jednej strony oferujące komfort indywidualnej jednostce, z drugiej jeszcze bardziej otwarte na kontakt z drugim człowiekiem.

Sformułowana jeszcze przed pandemią idea New Work rozumiana była jako zestaw środków mających na celu zwiększenie efektywności firm za pomocą innowacyjnych technologii, odpowiednich narzędzi zarządzania, a także płaskiej struktury i krótkich procesów decyzyjnych. Podkreślano globalizację, automatyzację procesów, mobilność, znaczenie zespołu, relacje nieformalne, work-life balance, ekologię. W rzeczywistości postpandemicznej należy ten ruch zdefiniować na nowo. Teraz do czynników mających wpływ na nowoczesne środowisko pracy dołączamy: zwinność, przyspieszoną digitalizację, współpracę wirtualną, zarządzanie zespołami rozproszonymi, elastyczność w pracy między biurem a domem, zrównoważony rozwój w odpowiedzi na kryzys klimatyczny spowodowany ekspansją gospodarczą. Obawa o przyszłość biura otwiera oczy na to co dla pracowników staje się jeszcze ważniejsze: potrzeba współpracy, elastyczność, zdrowie i dobre samopoczucie, bliskość natury.

Home office rzeczywiście stał się częścią nowego świata pracy. Tradycyjne biuro jednak nie zniknie, jeśli będzie zaplanowane i wyposażone tak, aby ludzie chętnie w nim przebywali i osiągali sukcesy. Pomimo wszechobecnej dezorientacji i obawy o to, jak będzie wyglądała przyszłość, musimy myśleć o tym, jak zachęcić pracowników do powrotu do biur. VANK odpowiada na to motywującym do spotkań, podświetlanym boksem akustycznym z ilustracją polskiego artysty, Igora Chołdy, zatytułowaną „Friday”. Wdrażamy też nową kolekcję do przestrzeni wspólnych i lounge.

Planowanie zmian powinno odbyć się tak, aby przestrzenie jak najlepiej służyły zespołom pracującym w modelu hybrydowym. Liczą się zmienne rozwiązania i rekonfigurowalne układy. Muszą istnieć możliwości korzystania zarówno z indywidualnych stanowisk pracy, jak i miejsc do koncentracji, wideokonferencji i pracy zespołowej. Przykładowo boksy akustyczne możliwe są do demontażu i montażu po zmianie lokalizacji firmy.  W niepewnych czasach urósł problem czynnika stresu i poprawy samopoczucia oraz waga odporności psychicznej i fizycznej. Pomieszczenia akustyczne nie tylko zapewniają przestrzeń do koncentracji, izolują rozpraszające źródła hałasu w biurze, ale stwarzają okazję do odosobnienia i wypoczynku. Aby poprawić samopoczucie użytkowników, VANK wprowadził również wersję boksu, którego ściany pokryte są naturalnymi, oczyszczającymi powietrze roślinami, które mają znaczący wpływ na zdrowie. Pandemia nauczyła nas pokory wobec natury, która okazała się silniejsza. Producent powinien brać odpowiedzialność za przestrzeń życiową użytkownika, świadomie oferując produkty wykonane z ekologicznych materiałów. Naturalne kolory, dotyk drewna, rośliny czy dzienne światło – to elementy przyjaznego środowiska, które są i będą coraz bardziej doceniane przez pracowników.

Anna Śmieszek-Markuszewska, marketing director, Balma

Pandemia sprawiła, że wszyscy musieliśmy radykalnie zmienić nasze plany i przyzwyczajenia. 2020 to rok, w którym wielu z nas uświadomiło sobie, jaki styl pracy jest dla nas najbardziej odpowiedni. Dzięki fali home office prawie wszyscy mogliśmy sprawdzić, czy praca zdalna sprawia, że pracujemy efektywniej, czy raczej odliczamy dni do powrotu do biura.

Dla nas, jako Balmy, takie obserwacje są bardzo cenne. Biuro (w budynku firmy, albo w domu) powinno być przede wszystkim dopasowane do użytkownika. Już od jakiegoś czasu obserwujemy trend przenoszenia domowych udogodnień do biur. Open space z jednakowymi miejscami pracy ustawionymi w równych rzędach to już powoli przeszłość. Zastępują je stanowiska dające możliwość indywidualnego dostosowania wielu parametrów do własnych potrzeb, interaktywne miejsca wspólne, a także gabinety do pracy w skupieniu. Dzięki temu każdy może znaleźć miejsce pracy szyte na miarę.

Wielu z nas będzie pracować w home office przez dłuższy czas. Słyszymy, że niektóre firmy ogłosiły kontynuację pracy zdalnej nawet do połowy 2021 roku. Powstała więc konieczność doposażenia domowego biura. Nie jest to już chwilowa sytuacja, kiedy możemy przetrwać pracując w kuchni, czy na kanapie z laptopem na kolanach. Musimy zadbać o naszą wygodę i zdrowie. W Balmie mamy propozycje rozwiązań, które z powodzeniem spełnią te założenia. Tak by każdy mógł pracować po swojemu.

Piotr Kalinowski, CEO design director, MIXD

Uczestniczymy obecnie jako MIXD w wielu projektach, w których intencją projektową jest konsolidacja i zmniejszenie powierzchni biur, a przy okazji podniesienie ich standardu. Często łączy się to z inwestowaniem w rozbudowę części wspólnych i stref hot-desk. Zazwyczaj przy tej okazji odświeża się też powierzchnię, aktualizuje space-plan i funkcje biura stosownie do aktualnych potrzeb pracowników. Pracownicy zaś więcej czasu spędzają obecnie na Zoomie lub Teamsach, pracują w domu, a w biurze pojawiają się tylko od czasu do czasu – mamy więc do czynienia z modelem pracy hybrydowej. Oznacza to większą elastyczność w pracy – a w tym kierunku świat szedł już przed pandemią, my sami też na własnej skórze testowaliśmy czym dla organizacji jest wprowadzenie pracy agile, łączenie działalności zdalnej i stacjonarnej. Można powiedzieć, że moje założenia z marca, że pandemia będzie akceleratorem zmian okazało się trafne i w tym obszarze. Jednak nie można mówić o tym, że organizacje będą rezygnowały z biur – my sami przenieśliśmy się w trakcie pandemii do nowego, większego biura, bo nasz zespół zwiększył się z kilkunastu osób do dwudziestu paru i zaczęło nam być ciasno. MIXD jest żywym przykładem na to, że rozwiązania hybrydowe bardzo się sprawdzają i są dla organizacji bezpiecznym i efektywnym modus operandi w takich trudnych okresach jak 2020 rok.

Rynek powierzchni biurowych przemeblowuje się z myślą o nowym roku. Na pewno ciągle rośnie ilość powierzchni do wynajmu – w tym upatrywałbym dla wielu firm szans na upgrade standardu miejsca pracy i przystosowanie go do pracy hybrydowej. Rok 2021 może być czasem nadrabiania zaległości i intensywnej pracy, więc trzeba mieć do tego odpowiednie miejsce, dostosowane do nowych potrzeb. Moim zdaniem następuje zmiana z ilościowej na jakościową, rozwój w pozytywnym kierunku. W interesie każdej firmy jest zapewnienie pracownikom komfortowego, nowoczesnego i zachęcającego do zaangażowania miejsca w biurze – niekoniecznie w kolejnym rzędzie takich samych biurek.

Biuro powinno być miejscem, do którego będą przychodzić z przyjemnością, nastawieni na inspiracje, odkrywanie. Miejscem ekscytującym i przytulnym. W takim miejscu kultura pracy firmy może kwitnąć, a owoce tej kultury można zabrać ze sobą do domu – do swojego domowego przytulnego kącika, gdzie w towarzystwie kota i kawy można kontynuować zadania. Czy taki świat nie wydaje się lepszy? Postarajmy się, aby ta zmiana dała nam nowe otwarcie i nowe szanse, aby świat pracownika wreszcie zaczął odpowiadać jego potrzebom.

Mikołaj Tarnawa, senior workplace research & analysis consultant, Nowy Styl

To, że świat musiał się zmienić, by móc zmierzyć się z pandemią, jest oczywiste. Co jednak zostanie z nami na dłużej? Jakie rozwiązania sprawdzą się również w świecie bez wirusa? Pandemia jasno pokazała nam, że potrafimy wiele rzeczy robić zdalnie, a niektóre z nich nawet szybciej i sprawniej niż dotychczas. Tyczy się to również kwestii związanych z pracą. Z drugiej strony wiemy już, że ciągłe „zdzwanianie się” nie jest równie efektywne i raczej nie zastąpi nam spotkań twarzą w twarz, czy krótkiej wymiany zdań podczas porannej kawy. Zaznaliśmy też pracy bez konieczności podróży i stania w ciągłych korkach. Właśnie te elementy będą pośrednio kształtować przyszłości biura. Kiedy myślę o biurze doby postcovidowej, to myślę o ludziach, o spotkaniach, o interakcjach. Pracownicy spragnieni kontaktów społecznych jedzą wspólnie posiłki w przestronniejszych, niż dotychczas, kuchniach. Inni przegadują na kanapie projekt, sącząc przy tym kawę. Kolejni wychodzą właśnie z sali spotkań, gdzie skończyli spotkanie otwierające kolejny kwartał. Biuro tętni życiem, jest wielkim miejscem spotkań, gdzie ludzie wymieniają się pomysłami, snują wizje przyszłych działań i współpracują ze sobą w przestrzeni bez barier. A wszelka praca indywidualna, wymagająca ciszy i skupienia, wykonywana jest zdalnie. Kończy się definitywnie era biurka i krzesła jako miejsca pracy. Równie dobrze mogę pracować przy wspólnym stole projektowym, czy na sofie w strefie coworkingowej. Choć z perspektywy końcówki roku 2020 wydaje się, że ta wizja jest dość odległa, to nie ma co tracić nadziei. Jeszcze będzie normalniej.

Powiązane artykuły:

Biurowa podróż marzeń – wspólny projekt Codelab, umlaut oraz MIXD

Podróż marzeń

Szczecin | 17 listopada 2020

Wspólny projekt biura Codelab, umlaut oraz MIXD

Przestronne i eleganckie biuro firmy ProCardia Medical w Warszawie

Przemyślany projekt

Warszawa | 29 października 2020

Przestronne i eleganckie biuro firmy ProCardia Medical

Harmonijna przestrzeń. Niezwykły projekt siedziby Universal-Investment

W harmonii

Kraków | 19 sierpnia 2020

Zapraszamy do obejrzenia biura Universal-Investment

VANK przedstawia mobilne meble do szybkich spotkań

VANK_CO

Poznań | 2 czerwca 2020

Mobilne meble do szybkich spotkań

Valle Wood: największy komercyjny budynek drewniany w Norwegii

Valle Wood

Oslo | 22 kwietnia 2020

Największy komercyjny budynek drewniany w Norwegii

Kinnarps w Poznaniu zmienia lokalizację

NOWY DOM KINNARPS

Poznań | 25 lutego 2020

Showroom Kinnarps w prestiżowej lokalizacji biznesowej PIXEL 5